Cum am organizat un Hackathon online de 24H (rezultate, cifre, experiență)

Salutare,

Acum aproape 2 săptămâni începea primul nostru Hackathon online, Spacehack. Perioada de organizare și evenimentul în sine au fost pline de emoții și întâmplări neprevăzute și ne-am decis să împărtășim experiența cu tine.

Vorbim despre cât a durat organizarea, cum a arătat un Hackathon online, cine sunt câștigătorii și câteva cifre relavante legate de Spacehack. Hai să începem!

Perioada de organizare

La începutul anului, unul dintre obiectivele noastre a fost să organizăm 2 Hackthoane, așa că am zis să ne apucăm de îndeplinirea lui cât mai repede. Pe 9 Ianuarie, sâmbătă, ne-am întâlnit și am blocat câteva ore bune pentru planificarea întregului proces.

Am deschis o minută, unde să adăugăm toate ideile pe care le avem, petrecând mai bine de 1-2 ore punând pe “hârtie” toate aspectele pe care trebuie să le luăm în considerare pentru ca evenimentul să fie unul de succes.

După acest pas am început să transformăm toate ideile noastre în task-uri și să le aranjăm în timp, realizând astfel gantt-ul de mai jos. Nu am folosit vreun tool specializat pentru acest tip de grafic, ci pe bătrânul excel, deoarece noi aveam nevoie să vizualizăm imaginea de ansamblu și deadline-urile pentru fiecare activitate.

Gantt Spacehack

Activitățile erau diverse, de la realizarea logo-ului și a materialelor grafice, la contactarea partenerilor și a mentorilor sau promovarea evenimentului către participanți. Ne-am concentrat ca toate părțile implicate să aibă o experiență plăcută și ceva de câștigat.

Astfel, avem 46 de zile de organizare la care se adaugă 2 zile extrem de pline pentru derularea Hackathon-ului. Apropo de Hackathon, hai să vedem cum s-a desfășurat!

Spacehack Ediția 1

În trecut, am mai făcut parte din echipe ce au organizat Hackathoane de 12 ore, dar niciodată de 24h sau online, așa că a fost și o provocare pentru noi să realizăm contextul perfect pentru toate părțile implicate.

Rezumat

Dacă ar fi să prezentăm Spacehack în doar câteva cuvinte, ar suna cam așa:

  1. 2 categorii: Financial Education (10 echipe) + ONGs National Challenge (5 echipe)
  2. 9 mentori din comunitate (60-80 ani de experiență în domeniu cumulat)
  3. premii în valoare de 1200E + 5 cursuri IT gratuite + 10 cărți de dezvoltare personală
  4. prin 50 de postări și 20 de parteneri media am reușit să ajungem la peste 6500 de persoane

În prima zi ne-am întâlnit toți pe un call de Zoom în care ne-am cunoscut, am râs și am discutat detalii organizatorice, urmată de o prezentare despre Educație Financiară susținută de Ștefan Iordan.

La ora 10:15 (ne-am încadrat în sfertul academic) am dat start celor 24 de ore de concurs pe Discord.

Organizare pe Discord

Am creat câte un canal de text și de voce separat pe Discord pentru fiecare echipă, dar și canale generale pentru fiecare categorie, pentru Hackathon sau chiar de fun și networking.

Astfel, echipele puteau vedea canalele lor, împreună cu câteva canale generale, asigurând în același timp și intimitatea când vine vorba de dezvoltarea ideii, dar și deschiderea pentru discuții cu orice persoană implicată.

Ca acest lucru să fie posibil, a fost nevoie să realizăm roluri diferite pentru toată lumea. Au existat rolurile de mentor, ce aveau acces la aproape toate canalele, jurați ce aveau încă 2 canale separate pentru jurizare, dar și câte un label separat pentru fiecare echipă. Noi ca organizatori am mai avut încă 2 canale în plus, unde mai făceam un sync rapid, atunci când trebuia să ne mutăm în camere separate. (camere de apartament, nu de Zoom, pentru că în ziua de azi nu mai poți fi niciodată sigur)

Server Discord

Primele ore

Acestea au fost destul de intense, participanții și-au creionat ideea și au discutat cu mentorii pentru a îmbunătăți conceptul pe partea de design, tehnologii, selling point, funcționalități etc.

După această parte, atât echipa 4MAYO, cât și mentorii, au încercat să fie cât mai prezenți pentru a răspunde repede la întrebările participanților. Au existat discuții despre tips&tricks pentru UI/UX, utilitatea unor funcționalități, recomandări de tehnologii și librării, dar și probleme punctuale tehnice, unde mentorii au sărit în ajutor.

Ultimele ore

Noi am rezistat până în jur de ora 4-5 dimineața, moment în care am furat 3-4 ore de somn. (sperăm să ne ierte participanții)

Spre dimineață, aplicațiile erau deja conturate, se mai lucra la stabilizare și mici îmbunătățiri. Astfel, de la ora 10:15, când am spus stop concurs, până la 11:15, participanții au avut la dispoziție o oră să lucreze la prezentările lor. Aceștia trebuiau să realizeze un pitch de doar 3 minute, urmate de 5 minute de întrebări.

Poate te întrebi de ce o oră pentru o prezentare de 3 minute. Ei bine, de multe ori se spune că reușita unui produs este 70% business și 30% tehnic, am considerat că pitch-ul este o componentă esențială și trebuie tratată cu atenție.

Prezentări și jurizare

Prezentările au durat în jur de o oră, iar aplicațiile au fost cu un potențial ridicat, de la un bot pentru Discord, la aplicație web pentru compararea acțiunilor de pe bursă.

Jurizarea a avut în vedere 4 aspecte principale pentru care s-au acordat note.

  1. Impact (30%)
  2. Tehnic (30%)
  3. Pitch (20%)
  4. Inovație (20%)

În general, jurizarea se realizează prin discuții în care se precizează diferite plusuri și minusuri ale fiecărei aplicații, însă noi ne-am propus să facem acest proces destul de standardizat.

P.S.: Dacă vreodată vreți să organizați un Hackathon cu mai mult de 25 de persoane, 100% pe Discord, vă spunem că nu se poate, deoarece există o limită de persoane ce pot fi în același timp în call pentru varianta free. Noi ne-am fi dorit foarte mult ca cineva să ne spună asta.

P.S. 2: Totuși, Discord-ul rămâne o super aplicație, iar din acest motiv ne-am propus să strângem o comunitate și acolo, unde să realizăm diferite activități doar cu persoanele de acolo. Înscrie-te și tu!

Mentori din comunitate

Un lucru pe care l-am tot repetat și sper că mai aveți răbdare încă o dată pentru acest aspect, este faptul că am avut 9 mentori din comunitate, care s-au alăturat evenimentului cu unica dorință de a susține participanții să livreze la potențialul maxim.

Astfel Vlad Măcelaru, Adrian Năsui, Ștefan Iordan, Aleodor Tabarcea, Alex Bișag, Vlad Airinei, Teodor Ivanoaica (Doru), Raul Tabacu și Mădălina Pană au cumulat cei ~70 de ani de experiență în IT, peste 20 de tehnologii și o groază de concepte de dezvoltare a produselor (monetizare, UI/UX, metodologii, pitch, etc) și și-au “donat” timpul pentru a susține echipele înscrise. De asemenea, ei au fost și cei care au jurizat cele 2 categorii.

Majoritatea au menționat faptul că dacă orice echipă își dorește susținere în dezvoltarea produselor după Hackathon, aceștia se oferă să îi ajute cu experiența lor, iar Doru a înaintat o oferta clară către echipa de pe locul 3 de la categoria “Financial Education” de a face acest lucru, văzând potențialul aplicației realizate de aceștia.

Îți lăsăm aici câteva lucruri pe care le-au spus participanții despre mentori:

  • “Ne-a plăcut implicarea acestora, oferirea de idei și experiențe ce ne-au dus pe drumul bun.”
  • “Ne-au ajutat foarte mult și au venit de câte ori am avut nevoie”
  • “Foarte bine pregătiți, au acoperit multe arii de expertiză, friendly și mereu de ajutor.”

Câștigătorii

După cele 24 de ore de coding, pitch-uri și jurizare, s-au ales cele 3 echipe câștigătoare de la fiecare categorie. Astfel:

  1. Financial Education

Locul 1: Code::Blooded (Iscru-Togan Ștefan-Cătălin, Nedelcu Vlad, Matei Alexandru) -> Sharing pentru gestiunea banilor

Locul 2: BDCode (Dincă Andrei, Bianca Botezatu) -> Soluție pentru compararea companiilor listate la bursă

Locul 3: Finetti Duo (Iosim Liviu, Tudorie Marius) -> Aplicație pentru independența financiară

  1. ONG National Challenge

Locul 1: LSAC (Pirvulet Mihai, Anica Gabriel, Carmici Alexandru) -> Bot de Discord pentru matching

Locul 2: OSUT (Bogdan Emilian-Andrei, Ștefan Jieanu, Teodora Diță) -> Eficientizarea accesului la documentele universității

Locul 3: LSE (Calvun Alexandru, Andreea-Irina Begligiu, Tolea Florin) -> Gestiunea voluntarilor

Premiile lor au fost oferite de Luxoft și Sustainanalytics și le mulțumim pe această cale pentru că au ales să fie alături de comunitate pentru acest eveniment.

Jurizarea nu a fost una ușoară, iar fiecare echipa s-a descurcat mai bine în anumite zone și îi felicităm pe toți participanții pe această cale. Sperăm să își ducă proiectele mai departe și să ne vedem la următoarele Hackathoane.

Pe lângă premiile principale, am oferit premii pentru cel mai bun Pitch (cărți oferite de Bookster) și premiul de Originalitate (cursuri gratuite la Telecom Academy), câștigate de:

  1. Financial Education

Pitch: No bugs allowed (Ioana Berdei și Ștefan Lazea)

Originalitate: Echipa ROCK (Necula Horațiu, Voicu Sergiu-Ciprian, Toea Valentin-Daniel)

  1. ONG National Challenge

Pitch: LSAC

Originalitate: OSUT

Iar asta nu e tot, din 6 în 6 ore realizam câte o tombolă cu câte 2 cărți oferite de Bookster, așa că 8 cărți de dezvoltare personală au ajuns la 8 fericiți câștigători.

Premii tombolă

Gânduri de final

Câteva lucruri pe care le-au apreciat participanții la final:

  • “Atitudinea foarte degajată, feeling-ul de spațiu de co-working (chiar dacă suntem online) și resursele puse la dispoziție – mentori, materiale, etc.”
  • “Ideea de diferite educații legate de partea de IT care să ne deschidă noi orizonturi.”
  • “Atmosfera friendly și relaxată, prezentările de la început”
Feedback participanți

Pe lângă aceste aspecte, atât mentorii cât, și participanții au menționat că își doresc experiența de Hackathon fizic, unde interacțiunea este superioară celei online. Am simțit și noi acest lucruri și, atunci când va fi posibil, sigur ne vom orienta către acest lucru.

Concluzie

Până acum am vorbit doar de bine și am scos în față lucrurile pozitive, aș spune că este un instinct normal. În spate, totuși, au fost și suficiente greșeli, muncă, neatenții și în mod cert au existat lucruri pe care puteam să le facem mai bine, iar acesta este fix lucrul pe care ne propunem să îl facem pentru Spacehack Ediția 2.

Ne bucurăm că participanții au avut parte de o experiență plăcută, au un nou proiect în portofoliu și în CV, au primit mentorat și au gustat din ce înseamnă să creezi un produs real, pregătit pentru a fi lansat.

Îți mulțumim că ai citit până la final și te așteptăm și pe tine la următoarele noastre evenimente. Următorul va avea loc în Aprilie și o să anunțăm mai multe detalii pe Social Media. De asemenea, urmează să postăm conținut pe canalul de YouTube, așa că nu uita să dai subscribe acolo.

Echipa 4MAYO

Author avatar
Andrei Bumbu

Adaugă un comentariu:

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *