Bună,

Eu sunt Teo, sunt Technology Services Manager la UiPath și nu îmi place deloc să fac lucruri repetitive. Pe cât posibil, încerc să fac lucruri noi și să găsesc soluții prin care evit să fac ceea ce nu îmi place. Am ajuns să fac asta și ca job, doar că nu o fac doar pentru mine, ci îi ajut și pe alții să scape de părțile repetitive din job-urile lor și nu numai. Timp de 4 ani am făcut exclusiv RPA Development (fiind RPA Developer la UiPath), adică automatizări software, iar în următoarele paragrafe o să îți explic mai în detaliu ce presupune acest job și cum poți și tu să înveți să îți automatizezi task-urile repetitive și chiar să ii ajuți și pe alți oameni să facă acest lucru.

1. Ce înseamnă RPA?

RPA = Robotic Process Automation, adică automatizarea proceselor cu ajutorul robotizarii. Automatizarea, în general, există de foarte mult timp în viața noastră, creierul și corpul nostru au deprins sisteme foarte complexe de automatizare, dar mă voi concentra în a vorbi despre automatizările “externe” din viețile noastre.

Odată cu industrializarea au apărut și foarte multe job-uri repetitive. O mare parte din aceste job-uri presupuneau muncă fizică foarte solicitantă, dar foarte repetitive. Pentru a fi mai productivi și a nu mai solicită fizic atât de puternic oamenii, au aparaut mașinile, roboții fizici, cei ce fac automatizări industriale.  Majoritatea dintre voi probabil că știți deja despre acest tip de automatizare pentru că este mai veche și mai comună. Însă, automatizările există mult mai mult în jurul nostru decât realizăm.

În anii 50’, doi frați inventează ceea ce este și până astăzi cel mai popular restaurant de tip“fast-food” din lume: Mc Donalds. Ce au făcut ei? Au automatizat mâncarea. Sigur, povestea este mai complexă de atât, se pare că nu aceștia ar fi fost primii, iar poate că Mc Donalds nu mai are aceeași reputație ca “pe vremuri”, însă un lucru este cert: a devenit și încă este cel mai mare lanț de restaurante din lume. De ce? Pentru că a reușit să inoveze unul dintre cele mai de baza și mai repetitive procese pe care noi ca și oameni le facem: mâncatul. Ce câștigă oamenii? Cel mai de preț lucru: timp.

În jurul anilor 1850-60, este inventată una dintre cele mai comune mașinării pe care le utilizăm în viața de zi cu zi: mașina automată de spălat haine. În ziua de azi ne este greu să ne imaginăm ce ar însemna viață fără aceasta. Cât timp ar trebui să folosim pentru a ne spală hainele? Acesta este un alt exemplu de automatizare comună.

De la roboții industriali, mașinăriile din agricultură, sistemele automate de transmisie ale masinilor până la roboții de bucătărie, cuptorul cu microunde, semafoare, bariere, termostate și multe alte exemple din viață noastră, automatizarea are un scop comun: să salveze timp și să dea timp oamenilor pentru a se ocupă de lucruri ce implică mai multă creativitate și putere decizională.

Astăzi, mulți dintre noi lucrăm pe calculator și, indiferent de industria sau domeniul în care lucrăm, job-urile noastre implică mai mult sau mai puțin task-uri repetitive. Așa că, dacă am reușit să automatizăm aproape tot ce puteam în rest și să ne facem viețile mai ușoare, de ce să nu implicăm automatizarea și aici? Cele mai comune lucruri repetitive pe care le facem la job-urile nostre implică lucrul cu date/informații: date medicale, date despre persoane, date despre procese, date despre produse, aproape totul în ziua de asta se poate sumariza într-un set de date pe calculator și poate fi stocat. Copiatul datelor din diferite sisteme în altele este cel mai comun caz de automatizare, însă el poate îmbrăca zeci de mii de forme. Fiecare job are particularitățile sale, fiecare companie lucrează cu diferite sisteme și astfel există un număr enorm de procese (am putea spune aproape infinit pentru că job-urile evoluează și la fel și numărul de procese).

“Proces” este cuvântul nostru cheie în automatizare. Toate exemplele de mai sus au în comun același principiu: Un grup de oameni execută niște pași similari sau identici de fiecare dată pentru a ajunge la un anumit rezultat care se dorește a fi atins în repetate rânduri. Chiar dacă abordarea oamenilor poate fi diferită, în timp, pașii aceștia pot fi standardizati. Setul acesta de pași reprezintă un proces. Cu cât pașii sunt mai repetitivi, cu cât au mai mult la baza niște reguli standard și cu cât presupun mai puțină creativitate, cu atât aceștia pot fi standardizati mai mult. O dată ce un process este standardizat, el poate fi automatizat astfel încât el ajunge într-un punct maxim de eficientizare, implicând un minim de resurse. Care este rezultatul comun al tututor automatizărilor? Câștigarea timpului.

Iată cum, deși cele mai comune automatizări sunt cele “fizice”, odată cu digitalizarea vieților noastre profesionale și automatizările “software” își fac loc și le vedem din ce în ce mai des în viața noastră: simplele newsletter e pe care le primim pe email, mesajele automate din apeluri până la chat bots-ii din ce în ce mai populari pe site-uri sau în bănci sunt exemple simple de automatizare software.

RPA-ul este una dintre cele mai bune soluții de digitalizare a proceselor de business repetitive din cadrul companiilor, iar UiPath este liderul actual pe piață de RPA. 

2. Ce putem automatiza? 

Caracteristicile de baza ale proceselor ce pot fi automatizate sunt:

• Au un volum ridicat de lucru și sunt repetitive, ele trebuie să fie executate periodic (zilnic, săptămânal, de mai multe ori pe săptămâna/zi, etc).
• Sunt bazate pe reguli : procesele sunt standardizare și deciziile sunt predictibile. 
• Procesele sunt mature și stabile: procese ce nu se schimbă des și nici în viitorul apropiat.
• Au un grad de excepții scăzut: procesele nu sunt variate sau au un grad foarte mic de variație (< 5%) 
• Sunt procese care sunt executate de mai multe persoane – câștigul este mai mare dacă reușim să automatizăm un proces care salvează timpul a mai multe persoane dintr-o dată.
• Input-ul procesului este cât se poate de digital, standardizat și lizibil: fișiere Excel, MS Word, PPT, PDF, etc.

Există câteva procese destul de comune care pot fi automatizate în cadrul profesional, iată un exemplu:

Andrei lucrează în departamentul financiar și se ocupă cu partea de Accounts Payable (adică Creanțe). El, împreună cu alți 2 colegi, au ca una dintre sarcinile lor zilnice să proceseze facturi. Procesarea facturilor este una dintre sarcinile cele mai consumatoare de timp. Ei primesc aceste facturi pe e-mail și trebuie să: descarce aceste facturi, să le stocheze într-un mod organizat în funcție de sursa lor,  să verifice dacă totalul din fiecare factură se potrivește cu totalul din comenzile de achiziție (care sunt stocate într-un fișier Excel) și să trimită mai departe facturile în funcție de rezultatul lor către diferite persoane care le pot aproba sau nu.

Acesta este un exemplu foarte simplu, puteți să va imaginați că departamentul financiar se ocupă exclusiv cu calcule și procesare de date care implică deseori procesare manuală foarte repetitivă și consumatoare de timp, și, de aceea, departamentul financiar este, de obicei, un punct de plecare al companiilor care doresc să implmeneteze RPA. 

Un exemplu mai personal este acela în care vrem să căutăm anumite date structurare pe internet și să adunăm toate datele pe care le găsim și/sau să monitorizăm dacă datele se schimbă. De exemplu, vreau să îmi cumpăr niște produse și doresc să urmăresc prețul acestora pe câteva site-uri specifice în mod constant așa că, în fiecare dimineață, caut produsele pe aceleași website-uri și compar prețurile. Desigur, produsele pot fi diferite, însă pașii sunt aceași mereu. Așa că, pot folosi RPA pentru a automatiza acest proces și a salva timpul. 

3. Ce trebuie să faci ca și RPA Developer?

Există procese mai simple sau mai complexe, treaba RPA Developer-ului este să le automatizeze pe cele mai complexe. Iată care sunt pașii de bază care trebuie urmăriți :

a) Identificarea procesului: De obicei, ideile de automatizare vin de la cei care supervizează sau execută procesele. Ca și RPA Developer discuți cu oamenii de business și înțelegi pașii care trebuie urmați. Noi, RPA Developerii, nu trebuie să înțelegem efectiv valoarea procesului sau ce implică el din punct de vedere al business-ului, dar trebuie să fim capabil să recreezi pașii respectivi. Un Business Analyst te poate ajuta cu documentația procesului și cerințele acestuia. În această primă fază trebuie să primești acces la toate aplicațiile folosite în proces, mediu de test și date de test. Practic, trebuie să ai (tu cât și viitorul robot) cel puțin același tip de acces pe care îl are persoana care execută procesul manual – ca un angajat nou.

b) Folosești un tool de automatizare pentru a crea automatizarea efectivă. Există multe opțiuni, însă, așa cum ziceam și mai sus, UiPath este considerat cel mai capabil în acest moment (adică poate aborda cele mai multe situații) , iar tool-ul de automatizare creat de UiPath, se numește UiPath Studio. Partea această este partea efectivă de dezvoltare și îți ocupă cel mai mult timp. În UiPath Studio poți recrea pașii manuali ca aceștia să fie, mai apoi, executați de calculator. Practic, “traduci” procesul manual într-unul robotizat utilizând un limbaj nou, unul care este înțeles de calculator. Acest limbaj este ceea ce tu ca RPA Developer trebuie să înveți și să stăpânești cel mai bine. Cu UiPath Studio este foarte simplu, tool-ul e creat astfel încât tu să ai nevoie de un minim de cunoștințe de programare pentru a începe. Poți folosi blocuri de activități care imită acțiunile manuale pe care un om le face utilizând monitorul, mouse-ul și tastatură. 

c) Dezvolți, testezi, repeți. Scopul este să ajungi la același rezultat pe care procesul manual îl oferă, chiar dacă o poți face chiar în moduri puțin diferite (poți face asta mai optim și mai rapid). La final, după ce ești sigur că automatizarea ta este corectă, aceasta trebuie testată de către utilizatorii de business și, dacă totul este în regulă, pusă in producție. Adică automatizarea va fi executată cu aplicațiile reale, într-un mediu real și manipulând date reale. 

d) Automatizarea devine ca un coleg nou (sau mai mulți) specializat pe un singur process, dar care e extrem de eficient, nu doarme și nu face greșeli. 

4. Ce ai nevoie pentru a deveni RPA Developer?

• Cunoștințele de bază de programare sunt binevenite și te pot ajuta, cu siguranță. Însă, în cursul de RPA Developer pe care îl oferim pornim de la zero și vă învățăm și conceptele de baza necesare aplicate în UiPath Studio. 
• Gândire analitică
• Curiozitate
• Capabilitatea de a găsi soluții, chiar dacă poate durează mai mult sau dai de erori, acestea sunt normale, este important să știi cum să treci peste ele.

Concluzii 

RPA înseamnă traducerea unui proces manual într-unul robotizat. Nu doar că este o soluție extraordinară de digitalizare, dar este o soluție mai nouă și în plină expansiune. Așa cum spuneam mai sus, potențialul proceselor automatizabile este imens, așa că RPA Developer-ii sunt foarte căutați. Mai mult, automatizarea software fiind un domeniu mai nou este mai ușor de pătruns, este un domeniu în care este mai ușor să evoluezi tehnic și profesional (încă) și vine cu toate beneficiile job-urilor standard în IT.

Dacă ai întrebări legate de domeniul RPA, dă-mi un add pe LinkedIn (https://ro.linkedin.com/in/teodora-ioana-baciu) și o să-ți răspund în cel mai scurt timp. 

Până atunci, te las cu un slogan folosit destul de des in RPA “If you hate it, automate it.”.